WhatsApp: Quais os riscos para sua empresa?

Com o advento das novas tecnologias, a comunicação na empresa ganha mais agilidade e eficiência, porém, se não for bem utilizada dentro das organizações, ela pode prejudicar a produtividade do colaborador e comprometer os resultados esperados com o desenvolvimento do trabalho. O WhatsApp é uma dessas ferramentas de comunicação, e neste post mostraremos quais os riscos que sua má utilização pode causar no ambiente empresarial. Por isso, os departamentos de recursos humanos e demais gestores da organização precisam criar regras claras para o seu uso. Confira a seguir os principais problemas.

Queda de desempenho

O principal motivo pelo qual o mau uso do WhatsApp pode trazer riscos para a empresa é a queda de produtividade do colaborador. O uso exagerado do aplicativo durante o período de trabalho, para falar sobre assuntos irrelevantes ou não compatíveis com a empresa, ocasiona perda de atenção, erros graves de trabalho, entre outros problemas.

Legalmente, a empresa tem o direito de exigir atenção total no trabalho, proibindo ou restringindo o uso da ferramenta para assuntos que sejam particulares. Nesses casos, havendo descumprimento das regras, a empresa tem o direito de aplicar penalidades ao colaborador.

Aumento do expediente de trabalho

O primeiro item que pode ser prejudicado nas empresas com o uso excessivo do WhatsApp é o aumento da carga horária preestabelecida de trabalho, já que o colaborador pode continuar trabalhando pela ferramenta após o expediente. Nesses casos, se a empresa não faz a devida remuneração, ela é passível de sofrer um processo trabalhista por parte desse colaborador, por exemplo, pois as conversas podem servir de prova para a solicitação do pedido de horas extras.

O colaborador pode alegar sobreaviso

Ainda referente a questões trabalhistas, surge o sobreaviso, ou seja, o tempo em que o colaborador está à disposição da empresa, através de um meio de comunicação, em períodos determinados e durante os quais deveria estar em descanso. Ele surge como outro empecilho para a empresa, pois as mensagens transmitidas pelo WhatsApp podem ser consideradas legais, da mesma maneira que um e-mail ou telefone, por exemplo, e podem acarretar prejuízos financeiros para a empresa.

Uso inadequado do WhatsApp pode ser considerado assédio

Outro problema que o mau uso do WhatsApp pode causar para a empresa refere-se ao assédio. Você deve estar se perguntando: de que forma? A resposta é simples: os gestores não podem exceder na cobrança do trabalho de seus colaboradores. Os grupos criados no aplicativo podem expor de maneira desrespeitosa os colaboradores, caracterizando então assédio moral, além de motivar reclamações trabalhistas. Portanto, o ideal é que os gestores se comuniquem com os seus subordinados, no caso de problemas ou cobranças, pessoalmente e por meio de conversa.

Divulgação de informação sigilosa

Outro problema muito comum que o uso do WhatsApp traz é a possibilidade de divulgação de informações sigilosas da empresa. Colaboradores desmotivados podem usar ferramentas de fotos, de troca de mensagens de texto e de voz para compartilhar reuniões, documentos e informações sigilosas da empresa.

Apesar de haver regras que exijam a manutenção de sigilo durante o trabalho, após a notícia ser espalhada será muito difícil reverter a situação. Haverá apenas a punição do infrator, mas a empresa já teve seus direitos de sigilo de informação violados.

Comunicação muito informal

A troca de mensagens no aplicativo WhatsApp transformou a comunicação nas empresas. A ferramenta possibilita comunicação informal entre as pessoas, o que pode ser confundido dentro dos ambientes empresariais. O ideal é que os colaboradores mantenham uma postura profissional ao falar com clientes, lideranças e fornecedores.

A comunicação informal pode ser prejudicial na resolução de conflitos empresariais, vindo a ser mal interpretada pelas pessoas e trazer consequências diretas no desenvolvimento do trabalho.

Práticas para melhoria da comunicação na empresa

No intuito de melhorar os processos de comunicação, as empresas podem adotar algumas regras e práticas que contribuirão com a assertividade no repasse de mensagens e informações.

O uso do WhatsApp pode ser implementado nas organizações, mas é importante que sejam criados mecanismos para que essa utilização seja adequada e evite os problemas que citamos acima.

Criação de manual de uso

A criação de regras e orientações para conduta dentro das organizações estabelece formas para controlar melhor a jornada de trabalho. O uso correto do WhatsApp, dentro e fora da empresa, deve também ser do conhecimento do colaborador.

Esse manual de procedimentos precisa ser disponibilizado para todos da empresa, de modo que as pessoas fiquem cientes de seus direitos e deveres, e para que a organização não tenha problemas legais quanto a ações trabalhistas devido a abusos no uso do aplicativo.

Promover treinamentos para uso adequado

Outra prática importante para que os colaboradores saibam a melhor maneira de usar o WhatsApp é promover treinamentos específicos para os grupos de pessoas que utilizam a ferramenta. Dessa forma, a empresa tem melhor garantia de que seus funcionários sabem usá-lo da melhor forma para questões relacionadas ao trabalho.

É bacana também promover workshops, agregando capacitações comportamentais, que estimulam as pessoas a se comunicarem melhor, mostrando as vantagens da comunicação e de que forma ela ajuda no relacionamento com as pessoas e na entrega de bons resultados para a empresa.

Alternativas de comunicação corporativa

É importante citar que hoje existem diversas alternativas de comunicação corporativa, como as soluções de mensagens instantâneas, que têm mais respaldo para o empregador e para o funcionário. Além de serem mais formais, elas garantem comunicação ágil sem que haja caracterização de ilegal, abusiva, sem critérios de uso e podendo ser destinada também para uso pessoal.

Atitudes disciplinares

Se, após a instituição do manual de conduta e também dos treinamentos, não houver resultados e os colaboradores continuarem usando o WhatsApp para questões pessoais, a empresa pode adotar medidas disciplinares, com punições garantidas por lei. Nesses casos, pode haver a comprovação de má conduta do colaborador quanto a esse tipo de ferramenta, e a empresa pode entrar com ação trabalhista.

Já deu para perceber que o uso do WhatsApp nos ambientes empresariais pode trazer sérios riscos para a organização e também para o colaborador, prejudicando a comunicação na empresa e o bom desenvolvimento do trabalho. Por isso, adote as estratégias que citamos no texto e fique atento para que não haja uso inadequado da ferramenta em seu ambiente de trabalho.

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