Conferência videoconferencia

As videoconferências estabeleceram-se como uma ferramenta digital para quem busca realizar conversas e apresentações remotas. Entretanto, a habilidade de gerenciar uma videoconferência influencia diretamente o sucesso de uma reunião ou palestra. Isso inclui não apenas as aptidões sociais de quem está conduzindo o diálogo, mas também a capacidade técnica do equipamento utilizado durante a chamada.

Nesse cenário, em que a videoconferência é uma ferramenta utilizada para a prestação de serviços e a realização de chamadas, a preparação para tais operações tornou-se indispensável. Se você quer saber como realizar uma conferência de qualidade, leia o nosso texto de hoje!

A importância do planejamento 

A videoconferência é uma solução feita para facilitar o contato entre um grupo de pessoas que estejam em locais diferentes. Ela pode servir para a apresentação de produtos, realização de palestras, aulas e até reuniões de negócio. Diante disso, é fundamental que todos os detalhes sejam planejados previamente para evitar o maior número possível de falhas.

Testes, treinamentos e roteiros podem ser feitos previamente. Também é necessário garantir o isolamento acústico do local e o uso de uma conexão de rede confiável. Dessa forma, os seus objetivos serão alcançados com mais facilidade.

Como realizar uma videoconferência corporativa de sucesso

As videoconferências são uma forma simples de conectar pessoas e permitir a realização de reuniões, negócios e até aulas a distância facilmente. Para uma empresa, por exemplo, ela pode representar uma forma de entrar em contato com parceiros de negócios e líderes empresariais. Para instituições de ensino, essa solução permite a realização de aulas à distância, seminários e palestras com baixo investimento e alta distribuição.

Justamente por isso, o planejamento é fundamental. Abaixo, listamos uma série de procedimentos que podem tornar a realização de uma conferência mais simples, com maior qualidade e uma menor taxa de erros. São eles:

1. Utilize as roupas corretas

Assim como reuniões presenciais, o vestuário é parte fundamental da apresentação dos profissionais envolvidos em uma videoconferência. Procure utilizar o mesmo traje de negócios que você vestiria caso fosse encontrar com alguém para uma conversa cara a cara.

2. Evite conversas cruzadas

Em uma conferência, você sempre deve garantir que o outro lado da chamada possa te escutar e falar quando for necessário. Portanto, procure falar com calma e clareza. E sempre trabalhe para que apenas uma pessoa fale por vez.

3. Esteja sempre visível

Este detalhe, apesar de sua importância, é ignorado por várias pessoas. Durante uma videoconferência com um grande número de profissionais, garanta que a pessoa que esteja falando fique visível. Isso facilita o direcionamento da conversa e a torna mais fluida.

4. Treine antes

Caso a conferência tenha como objetivo a apresentação de um produto ou projeto, faça treinamentos. Não há a necessidade de decorar um grande roteiro com frases de efeito, mas sim entender melhor tudo o que será dito durante a chamada.

5. Prepare bem o local da videoconferência

O ambiente de uma videoconferência é tão importante quanto o de uma reunião presencial. Garanta que o local possua um bom isolamento sonoro, permitindo que pessoas possam ser ouvidas mais facilmente. E não se esqueça de ter todos os itens bem organizados.

6. Utilize uma conexão de alta capacidade

A capacidade da rede utilizada durante a videoconferência influenciará diretamente na qualidade da chamada. Diante disso, busque utilizar uma conexão de internet de alta velocidade, baixa latência e grande estabilidade. Prefira o cabeamento de rede. Ao contrário do wi-fi, ele é menos suscetível a problemas de interferência e queda de desempenho.

7. Faça chamadas de teste

É vital que uma chamada teste seja realizada antes da conferência. Ela permitirá a identificação prévia de problemas de conexão, em equipamentos ou no local que possam diminuir a qualidade da chamada.

8. Conheça as suas ferramentas

Ainda que a tecnologia já faça parte da maioria da maior parte da nossa rotina, muitas pessoas não conseguem lidar corretamente com equipamentos digitais. Isso vale para projetores, sistemas de gestão e equipamentos de videoconferência.

Garanta que em todas as chamadas, ao menos uma pessoa presente durante a conferência tenha pleno domínio do equipamento utilizado. O nível de conectividade, assim como o nível do hardware e do software irão influenciar diretamente na qualidade da ligação. Diante disso, ter ao menos uma pessoa capaz de solucionar problemas básicos evitará atrasos caso algo dê errado.

9. Atenção para o microfone

Assim como é importante ter uma boa conexão para ser visto, é necessário utilizar equipamentos de áudio de qualidade. Em algumas conferências, é melhor possuir um bom áudio do que uma imagem de alta definição. Diante disso, trabalhe para que a voz de todos os envolvidos seja enviada e recebida na melhor qualidade possível.

O local utilizado para a chamada, por exemplo, deve ser o mais silencioso possível. Ninguém gosta de ser atrapalhado por barulhos externos. Além disso, os níveis de sensibilidade dos microfones devem estar bem calibrados, garantindo a melhor captação de voz possível.

10. Dê a oportunidade para um serviço externo

A realização de uma videoconferência pode ser uma tarefa de grande complexidade para companhias que não estão acostumadas com a tarefa ou não possuem os equipamentos adequados. Diante disso, a contratação de uma empresa do ramo pode agilizar o planejamento da conferência e diminuir a possibilidade de algo dar errado. A empresa poderá fornecer o equipamento adequado para o seu perfil corporativo e auxiliar no treinamento e operação básica dos dispositivos, aumentando a qualidade da videoconferência. 

Conectando pessoas em diversos lugares do mundo

Um estudo divulgado pela IDC apontou que 44% das empresas já fazem o uso de ferramentas de conferência e 42% das companhias entrevistadas pretendem adotar a estratégia em suas reuniões, seja no médio ou no longo prazo. Além disso, a maioria dos profissionais que trabalham remotamente sentem-se mais confortáveis ao realizar o seu trabalho por meio de conferências.

Nesse sentido, é indispensável que empresas garantam o bom funcionamento de todos os equipamentos envolvidos no processo. Isso deve ser feito por meio de um planejamento completo, que irá envolver o ambiente utilizado na conferência, a qualidade da conexão e até a roupa utilizada pelas pessoas que estarão na conversa.

Garantir que todos esses itens estão em ordem dá mais confiança para quem está do outro lado da videoconferência. Dessa forma, a conversa, reunião ou apresentação poderá ser conduzida com mais fluidez e simplicidade. 

E ai, gostou do nosso texto? Então compartilhe as suas experiências com serviços de conferência conosco!

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