Delegar tarefas: aprenda como render mais nas tarefas diárias!

Um dos principais motivos que fazem as empresas alcançarem o sucesso é a ação de delegar tarefas. Não é fácil ter confiança nas pessoas ou no seu time para começar a delegar as atividades do seu negócio, porém, é um processo que precisa ser construído aos poucos para que tanto você, quanto o empreendedor e seus colaboradores entendam a importância e os benefícios ao se desenvolver essas práticas.

Delegar tarefas é uma estratégia para ser mais produtivo dentro de sua empresa. Você precisa aprender que sua equipe pode e deve se autogerir, mas, como dissemos acima, é um processo. Por isso, neste artigo mostraremos algumas dicas sobre a importância de se delegar tarefas. Vamos lá?

1. Comece a confiar em seu time

Criar confiança em seus colaboradores pode demorar um pouco, mas é importante conhecê-los e saber como eles trabalham, lidam com pressão, fazem os projetos que demandam prioridade, entre outros.

Converse com sua equipe e verifique se a empresa ou sua infraestrutura está dificultando a produtividade dos colaboradores. Se eles responderem que não, observe os níveis de produção, se as tarefas estão sendo feitas no tempo correto. Se depois de analisar estes dados seu time estiver 100%, é uma hora oportuna para reunir e começar a delegar tarefas.

2. Delegue várias tarefas

Quando se pensa em delegar tarefas, pensa-se em enviar para a equipe as tarefas de maiores prioridades e as mais desagradáveis, porém, este pensamento não é interessante para os colaboradores e nem para o seu negócio.

Analise as tarefas junto à sua equipe, pois eles podem se sentir confiantes e motivados ao perceberem que você, como gestor, está selecionando-os para atividades importantes. Mantenha-os atentos ao prazo de cada projeto, mas deixe-os no controle da situação.

3. Seja claro e objetivo

Como dito acima, apenas informe aos colaboradores da importância do prazo da tarefa, mas seja claro e objetivo para qualquer projeto que você delegar. Explique o que deve ser feito, quais métodos utilizar e, se possível, dialogue sobre qual a melhor forma de se produzir esta tarefa. Transformar projetos extensos em várias tarefas a serem executadas semanalmente pode ajudar na gestão e no entendimento de sua equipe.

Não é preciso fazer reuniões diárias para isso, este é o interessante sobre delegar tarefas. Tendo uma equipe de confiança é possível deixar que eles caminhem sozinhos. Procure se manter atualizado por relatórios que sejam claros e objetivos.

4. Saiba o forte de cada funcionário

Não delegue tarefas por delegar. Converse com o seu time e aprenda qual é o forte e quais são as habilidades de cada funcionário, pois assim fica mais fácil e tranquilo separar as atividades que cada um deve fazer. 

5. Tenha mais tempo livre

Para qualquer empresário ou gestor de uma pequena, média ou grande empresa, a ação de delegar tarefas dá mais tempo para que seja possível criar novas estratégias para o seu negócio.

Tire um tempo para refletir a respeito do seu negócio e os projetos ativos, busque novos conhecimentos e aproveite também para se atualizar em relação ao mercado. Você poderá trazer novas táticas e novas ideias para dentro do seu negócio.

6. Faça uma triagem das atividades

Depois de descobrir qual pessoa seria mais indicada para determinada tarefa, é importante fazer uma triagem delas. Faça uma separação semanal das tarefas que precisam ter prioridade; você pode escolher ficar com alguma também, mas lembre-se de outras atividades ou reuniões que estão na sua agenda.

Agora, é só acompanhar o progresso de cada projeto e da equipe. Esse acompanhamento deve diminuir de tempo a cada nova semana, já que você também verá o avanço de cada um depois de começar a delegar as tarefas.

7. Não leve trabalho para casa

Uma das grandes vantagens de delegar tarefas é não levar o trabalho para casa. Você pode ter momentos para relaxar, descansar com a família e praticar seus hobbies. Cada um tem sua parte nas atividades da empresa e, consequentemente, a produtividade aumenta, pois todos têm horários definidos para trabalhar.

8. Dê suporte a seus colaboradores

Saiba se a infraestrutura da sua empresa, os cronogramas, aplicativos usados para as tarefas, entre outros, estão em pleno funcionamento, pois assim nenhuma surpresa irá ocorrer no meio do processo de fazer os projetos prioritários ou não. Mostrar-se aberto a ajudar com eventuais problemas também é importante. Isso evita retrabalho em seus projetos.

9. Use aplicativos para delegar tarefas

Andamos lado a lado com a tecnologia no nosso trabalho. Por isso, pesquise sobre aplicativos de organização que também auxiliam no progresso dos projetos e na produtividade.

O Evernote é um aplicativo que é parecido com um bloco de notas, em que nele podem ser colocadas fotos, textos e áudios. O Asana é recomendado para trabalhos em grupo, pois distribui tarefas para seus colaboradores, organiza e acompanha os projetos em tempo real.

O Rescue Time permite que você seja produtivo, ou seja, mostra a quantidade de tempo que você passa em alguma página ou no e-mail. O Remember the Milk é ideal para  organizar as atividades em uma lista, além disso, envia lembretes por SMS e email, podendo, inclusive, sincronizar seus documentos.

Como fazemos muitos trabalhos online, é importante conhecer como aplicativos virtuais podem te auxiliar a delegar tarefas e saber como está o progresso delas. Todos estão disponíveis no Google Play e iTunes.

10. Peça uma autoavaliação do seu time

Depois da primeira semana, é importante saber do que aconteceu com as tarefas, como elas progrediram, se houve algum problema e como resolvê-los.

Peça ao seu time para fazer uma autoavaliação do desempenho de todos e do gestor da equipe, isso pode incluir você também. Mantenha o diálogo aberto e aproveite os feeedbacks para começar as melhorias da segunda semana.

É importante saber o que funciona para sua empresa, por isso, tente criar confiança e demonstrá-la para sua equipe, criando um vínculo com ela e procurando colocar os aplicativos à disposição de todos. Você verá que, seguindo nossa lista, a delegação de tarefas ficará mais fácil e sua empresa será um sucesso.

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