A otimização da produtividade é sustentada por três fatores: pessoas, processos e tecnologia. Em tempos de crise, no entanto, eles recebem um adicional: a necessidade de redução de custos e despesas, sem comprometer a qualidade dos serviços e produtos que sua empresa oferece aos seus clientes e mercados.

Ao mesmo tempo em que este cenário traz maiores desafios para as empresas que precisam decidir como utilizar seus orçamentos (cada vez mais escassos), ele também abre diversas oportunidades de revisão dos elementos citados e otimização de todos eles, algo que poderia passar despercebido em tempos de prosperidade econômica.

Neste post entenderemos como a otimização da produtividade pode reduzir custos de sua empresa, torná-la mais eficiente e daremos dicas que podem ser usadas para sustentar a produtividade empresarial.

Entenda a importância da otimização da produtividade

Uma pesquisa da Conference Board, realizada em 2013, mostra como o aumento de eficiência poderia impactar o faturamento de sua empresa. Nela foi constatado que os funcionários brasileiros produzem, em média, 10,8 dólares por hora de trabalho, já os argentinos, 13,9 dólares e os chilenos 20,8 dólares por hora. Isso significa que se sua empresa estivesse localizada na Argentina, seu faturamento seria, em média, 28,7% maior, já se estivesse no Chile, ele aumentaria 92,6%.

Ao invés de ficar espantado com essas informações você deveria comemorar a oportunidade de investir na capacitação dos colaboradores de sua empresa, utilizar tecnologias de ponta a baixo custo e revisar seus processos e com esses passos a seguir, preparar sua empresa para enfrentar a crise e, ao mesmo tempo, para ser mais competitiva quando o mercado voltar a ficar aquecido.

Revise os processos

Sempre que falamos sobre produtividade no trabalho, logo pensamos em maneiras de “obrigar” o colaborador a desenvolver comportamentos mais produtivos, como não acessar o Facebook ou utilizar o WhatsApp no horário de trabalho. Apesar de essas estratégias ajudarem, elas não serão decisivas na otimização da produtividade. Ao invés disso, opte por realizar as seguintes tarefas:

Automatize os processos mais burocráticos

Criar fluxos inteligentes de aprovação, diminuir a quantidade de etapas que precisam ser realizadas para finalizar um processo, integrar sistemas para evitar que a mesma informação precise ser imputada duas ou mais vezes nos diversos softwares que sua empresa utiliza. Essas são apenas algumas das maneiras de agilizar o cotidiano dos colaboradores de sua empresa e otimizar a produtividade.

Automatizar processos e permitir que com poucos cliques uma tarefa seja finalizada evita que os colaboradores utilizem horas produtivas com atividades administrativas que pouco agregam valor para a sua empresa. Além disso, permite que falhas humanas na execução de processos manuais ou equívocos no repasse de informações para outros sistemas não integrados, por exemplo, sejam eliminados ou drasticamente reduzidos.

Reveja etapas e métodos

Utilize um período de sua jornada de trabalho por semana para sentar ao lado dos colaboradores das mais diversas áreas e peça para que eles expliquem como realizam algumas tarefas. Depois peça a eles que executem o processo descrito ao menos uma vez. Você ficará surpreso ao perceber que muitas etapas ou até métodos utilizados não fazem sentido para o objetivo de seu negócio.

Ao detectar essas etapas e métodos, sugira uma revisão para o próprio colaborador, para seus gestores e até para o departamento inteiro. Neste caso, o importante é eliminar tudo o que não contribua diretamente para o sucesso de sua empresa e um bom atendimento de seus clientes.

Mude a cultura de algumas áreas

A forma como algumas áreas realizam suas atividades pode ser mudada para gerar mais produtividade. Por exemplo, a criação de equipes de Inside Sales, que utilizam ferramentas de videoconferência e de telefonia para prospectar novos clientes, qualificar as oportunidades e até fechar vendas de maneira completamente remotas.

Apesar de gerarem uma mudança cultural em algumas empresas, isso permite que seu time de vendas seja mais assertivo e gere mais volume de negócios, pois evita deslocamentos para potenciais clientes que jamais comprarão de sua empresa.

O uso da computação em nuvem, também é um exemplo de mudança cultural da área de TI, que tem gerado maior produtividade e redução de custos para as empresas.

Adeque as tecnologias ao seu empreendimento

A tecnologia é a segunda maior aliada no aumento da produtividade, com o diferencial de ainda permitir que sua empresa reduza os custos operacionais. A dica é adotar as tecnologias que mais se adequem aos processos que você revisou no passo anterior.

Utilize números de celulares para contato

Fazer ligações para números de celulares ou enviar SMS para confirmar números de protocolos ou agendamento de serviços é uma prática que reduz as tentativas malsucedidas de contatos com clientes. Apesar disso, o valor das tarifas para a utilização desses meios de comunicação são um desafio para muitas empresas.

A dica é utilizar uma tecnologia permita uma redução dos custos com ligações para celulares e envio de SMS ilimitados com a cobrança de um valor fixo mensal.

Prefira softwares no modelo SaaS

Invista pequenos valores nos aluguel de softwares que permitam a adição ou exclusão de usuários sempre que sua empresa necessitar, ao invés de comprar e instalar sistemas em seus servidores ou equipamentos internos. Além de não garantirem flexibilidade e escalabilidade para os seus negócios, ainda precisam de investimentos em infraestrutura local, manutenção constante e atualização regular dos programas adquiridos.

Logo, adotar a infraestrutura como serviços é a melhor maneira de liberar sua equipe de rotinas de manutenção e ainda diminuir os gastos com investimentos em tecnologia.

Adote sistemas integrados

Se você validou seus processos, reviu as etapas, alterou a cultura de algumas áreas e definiu as tecnologias mais adequadas ao seu negócio, então deve ter percebido que a integração dos sistemas é a melhor forma de maximizar os ganhos em produtividade para sua equipe. Afinal, somente por meio de sistemas integrados é que haverá maior confiabilidade das informações e menor necessidade de retrabalhos para garantir a atualização de todas as informações em cada sistema.

Capacite as pessoas

Quase sempre as empresas elegem essa como a principal, se não única forma de otimizar a produtividade. No entanto, como já vimos, se seus processos ou tecnologias forem obsoletos, dificilmente as pessoas conseguirão gerar melhores resultados.

Por isso, a capacitação de pessoas, deveria ser o último processo que as empresas realizariam em busca da otimização da produtividade de seus colaboradores. É importante dar as instruções exatas para que todos da equipe saibam o que fazer prontamente mediante a qualquer situação.

E você, já utiliza alguma estratégia para otimizar a produtividade de sua empresa durante a crise? Ela usa os pilares da revisão de processos, adequação da tecnologia e capacitação de pessoas? Deixe seu comentário e nos conte como tem realizado este esforço em sua empresa!

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