Maior eficiência operacional, melhorias nas rotinas de trabalho, redução de custos e potencialização de recursos são metas constantemente almejadas pelas empresas. Quando o assunto é telecomunicação, esses objetivos podem ser alcançados por meio da migração para uma solução integrada de Voice Over IP (VoIP), contemplando dados, voz e infraestrutura de rede.

A comunicação via tecnologia VoIP (“Voice over Internet Protocol” ou, em tradução livre, “voz e dados transmitidos pela internet”) tem ganhado cada vez mais o gosto das empresas, em função da flexibilidade e do menor impacto no bolso, a longo prazo, o que é muito vantajoso. Quando a conta de telefonia começa a vir mais baixa que o de costume, sobram recursos para serem investidos em outras áreas da empresa, especialmente na atividade-fim do negócio.

Só esse benefício do ROI (Retorno Sobre o Investimento) já é, sem dúvida, suficientemente forte para que gestores se interessem pelas soluções VoIP. Caso você queira conhecer outras vantagens dessa tecnologia, confira o post de hoje!

O VoIP muda a forma como as empresas se comunicam

Pensar em telecomunicação como mero recurso de telefonia é uma visão simplista e não aderente à realidade do mercado, cada vez mais ávido pela possibilidade de onipresença e pelas condições para aproveitar cada momento em cada lugar como oportunidade de negócio.

O modelo VoIP contempla um “kit” completo de soluções, integrando hardware e software, de forma que vários recursos sejam entregues, ao cliente, em um modelo unificado, o que só facilita seu uso e gerenciamento.

Nessa cesta de entregas, a solução integrada agrega não só suporte à transmissão de voz, mas também uso de mensageiros eletrônicos, uso de vídeochamadas, envio de dados, chamadas PC a PC e compartilhamento de informações.

Em relação às interfaces, existem no mercado soluções customizáveis para permitir que as empresas escolham a forma que melhor se encaixa à sua realidade. O objetivo é manter o sistema o mais simples possível para o usuário final, permitindo o controle de tudo o que está disponível e de tudo o que é gasto, por qualquer funcionário delegado para isso.

As vantagens do VoIP estimulam sua adoção

Eis algumas dos benefícios que as soluções VoIP trazem para as empresas:

1. Redução de gastos

Esse item já foi citado na introdução do texto, mas vale a pena explicar melhor. Você sabe como o sistema VoIP consegue oferecer essa racionalização de custos? Simples! A solução é baseada na oferta de diferentes tipos de pacotes de serviços, adequados às necessidades e condições de cada cliente. Basta uma comparação rápida para perceber que, a longo prazo, a economia é certa em relação aos planos das operadoras de telefonia convencionais.

Outra característica desses serviços VoIP, baseados na rede banda larga, é a redução nas despesas com ligações, sejam elas internacionais, interurbanas ou dentro da própria empresa. Empresas que possuem call center ativo, por exemplo, podem ter reduções expressivas em seus custos operacionais.

2. Facilidade no controle das contas

Controlar despesas é o principal ensinamento de todo consultor em finanças. Geralmente, o exercício que eles sempre sugerem é a criação de uma planilha para lançamento de toda e qualquer despesa realizada no dia a dia, para que fique visualizável a equação entre o que se ganha e o que se gasta, certo?

No mundo empresarial isso não é diferente, guardadas as proporções das exigências normativas e contábeis. No entanto, nada muda quanto à essência dos demonstrativos: é fundamental evidenciar todos os custos para a manutenção da esteira produtiva da empresa.

No modelo tradicional, no caso de serviços de telecomunicação, o comum é que cada empresa prestadora de serviços (dados, voz, rede) disponibilize uma fatura mensal em separado. Cabe ao cliente organizar e combinar as informações para definir metas e estratégias orçamentárias.

No modelo VoIP, todos os custos que envolvem comunicações, além de estarem consolidados, são disponibilizados em tempo real, em ambientes virtuais montados pelas prestadoras desse serviço. Sem sustos, o planejamento financeiro fica mais eficiente.

3. A migração é descomplicada

De início, algum investimento será necessário para a incorporação da tecnologia, mas nada grandioso. Para usar VoIP, basta que a empresa possua conexão com a internet e tenha um computador à disposição da centralização do serviço. A configuração do software integrante das soluções é simples, e a exigência para as estações de trabalho é, basicamente, de uma placa de som razoável, um microfone e conexão.

Outras opções para a migração, além do uso dos próprios computadores existentes na empresa, é a utilização de ATAs (adaptadores para telefones analógicos) e de telefones IP. Nada complexo para uma mudança que irá transformar a realidade da telecomunicação na empresa.

4. Compartilhamento e integração de serviços

Com o sistema VoIP, é possível integrar voz e dados em uma só estação de trabalho, utilizando uma rede integrada. Isso é possível graças à chamada infraestrutura convergente, na qual equipamentos são compartilhados e recursos humanos podem realizar diferentes tarefas a partir do mesmo suporte tecnológico.

5. Mais autonomia e flexibilidade

No modelo de serviço VoIP não existe a chamada fidelidade ou contratos de longo prazo, que amarram a sua empresa a planos e a impedem de mudar de provedor de serviços quando não está satisfeita.

Com o fim das assinaturas, as empresas clientes ganham em flexibilidade e também com o estímulo à oferta de bons serviços para que a fidelização ocorra por opção do cliente e não por uma obrigação imposta pela prestadora.

6. Mais mobilidade

Na era digital, mobilidade é palavra de ordem para todo tipo de empresa e está diretamente relacionada à produtividade. Acessar dados e voz a qualquer hora e, principalmente, de qualquer lugar, é uma necessidade presente no cotidiano corporativo.

Nesse quesito o VoIP ganha disparado da telefonia fixa, já que a conexão com a internet é o insumo básico para que a comunicação se estabeleça. Além disso, as soluções de colaboração corporativa são capazes de “reduzir a distância” entre os recursos humanos, mesmo que eles estejam dispersos em filiais em diferentes regiões.

Sua empresa precisa se adaptar a essa tendência

Sem comunicação nenhuma empresa sobrevive. Os modelos baseados em IP vêm conquistando cada vez mais adeptos exatamente por oferecer facilidade e praticidade, otimizando tempo e racionalizando custos operacionais. Com serviços de comunicação de qualidade, simples e mais baratos, a sua empresa só tem a ganhar.

A tendência Voice over IP está aí, embora ainda haja um caminho para que ela se consolide. Em uma visão de longo prazo, é real o risco de mortalidade dos serviços tradicionais de telecomunicações e telefonia. Antecipar esse movimento é fundamental para que as empresas clientes se preparem e se adaptem, da forma mais natural possível, ao novo modelo de provimento desses serviços.

Quer entender um pouco mais sobre estratégias de comunicação unificada? O post “Os prós e os contras da comunicação unificada” enriquece essa discussão! Confira!

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