4 ferramentas colaborativas para aumentar a produtividade da equipe

4 ferramentas colaborativas para aumentar a produtividade da equipe

Num mundo cada vez mais conectado, as empresas que conseguem transpor limitações geográficas e flexibilizar o tempo de trabalho aumentam consideravelmente sua competitividade. Atualmente, tornou-se imprescindível a ampliação do compartilhamento de informações e conhecimento, principalmente nas relações entre a empresa e seus fornecedores, parceiros e seus próprios colaboradores.

Para isso, muitas empresas vem integrando ferramentas colaborativas a seu cotidiano. Essas ferramentas online facilitam o suporte e a colaboração entre as equipes, possibilitando o controle, a coordenação e a comunicação entre o grupo de maneira rápida e não-presencial.

O objetivo dessas ferramentas é driblar as barreiras impostas pelo espaço físico e o tempo, contribuindo para uma maior organização e eficiência à distância. Quer saber mais sobre como essas ferramentas podem ajudar sua empresa? Acompanhe nosso post!

Por que utilizar as ferramentas colaborativas

Utilizando ferramentas colaborativas, o gestor poderá obter melhores resultados nos negócios e no gerenciamento de processos institucionais, pois estas ferramentas agilizam o compartilhamento de informação, a integração entre colaboradores e a gestão do conhecimento, servindo de suporte para o trabalho em equipe.

A maioria das ferramentas colaborativas oferece algumas funcionalidades especialmente voltadas para o meio corporativo, como a criação de formulários, comunicações internas, compartilhamento do aprendizado, acompanhamento do fluxo de trabalho, entre outras.

O gestor perceberá o contínuo aumento da produtividade, a redução dos custos de telefonia e também das horas de trabalho. Ao prover instrumentos de colaboração e comunicação, a empresa oferece um ambiente motivador para o trabalho em equipe e a cooperação entre todos. Confira abaixo alguns benefícios que você pode obter com a implantação e utilização dessas ferramentas:

Redução de custos

Um grande benefício do uso de ferramentas colaborativas é redução de custos a longo prazo. Com o armazenamento de documentos e informações na nuvem, as ferramentas colaborativas dispensam a  aquisição de hardware e licenças de aplicativos, bem como os gastos com a manutenção de determinados equipamentos.

Facilidade de uso

Outro benefício é que estas ferramentas são de uso simples e intuitivo, o que evita gastos excessivos com o contínuo treinamento de colaboradores. Em caso de dúvidas sobre a utilização de suas funcionalidades, pode-se contar com treinamentos pontuais para alguns usuários que encontrem qualquer dificuldade.

Reforço da cultura do trabalho em equipe

Ao implementar e utilizar ferramentas colaborativas, a empresa está criando uma estrutura favorável para gerar resultados positivos na cultura organizacional do trabalho e integração da equipe, principalmente pela possibilidade de utilizar estas ferramentas tanto na própria empresa como em campo.

Acompanhamento em tempo real

São muitas as funções da ferramentas colaborativas, entre elas está o compartilhamento de tarefas e da agenda dos colaboradores ou participantes de um projeto. O que chama a atenção é que essas atividades podem ser editadas e monitoradas em tempo real, por qualquer componente da equipe. Com isso, decisões poderão ser tomadas de forma mais rápida e assertiva.

Versatilidade e mobilidade

Características importantíssimas das ferramentas colaborativas. Não importa o dispositivo utilizado: seja através de um notebook, tablet, smartphone ou computador, será possível acessar atividades, informações, arquivos e tomar decisões coletivas em tempo real.

Segurança em sentido amplo

A segurança das informações é um fator importante para as empresas, por isso, as ferramentas colaborativas têm acesso restrito e controlado. Outro fator importante é a continuidade dos serviços, sendo praticamente impossível perder dados ou informações. Além de proporcionar uma segurança em todos os sentidos, o gestor economiza com esse tipo de proteção.

Algumas ferramentas colaborativas disponíveis no mercado

Trello

É uma ferramenta extremamente versátil de gerenciamento de projetos em listas, que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Você pode utilizá-lo para organizar as suas tarefas do trabalho, os seus planos de viagens etc. Por se adaptar aos objetivos de cada usuário, o Trello pode ser usado tanto individualmente como para trabalhos em equipe. Tem um módulo gratuito com capacidade de armazenamento de 10 MB e módulos pagos com capacidade de armazenamento de até 250 MB, além de outras funcionalidades adicionais.

Asana

É um gerenciador de projetos online, disponível para Android e iOS, que oferece a equipes uma lista de tarefas compartilhadas, na qual estão dispostos os projetos, as atividades a serem realizadas e os participantes que estão incluídos em cada um deles.

Ao utilizar a aplicação, você consegue manter toda equipe num mesmo ambiente e saber no que cada um está trabalhando no momento. Com ele, é possível organizar um projeto da forma mais produtiva e controlando as tarefas de cada um.

É disponibilizado apenas em inglês e gratuito para projetos com a colaboração de até 15 pessoas. É compatível com o Android a partir da versão 2.2. Para iPhone, iPod Touch, iPad, requer o sistema iOS 5.0 ou posterior.

Google Drive

É uma ferramenta de armazenamento online gratuito do Google. Todos os arquivos no Google Drive, como vídeos, fotos e documentos, são armazenados em backup, para que nunca sejam perdidos. É possível visualizar qualquer conteúdo multimídia diretamente na web. A ferramenta possibilita convidar outras pessoas para visualizar, editar ou fazer comentários em seus arquivos e pastas.

O aplicativo está disponível para Windows, Mac, Android e iOS, oferecendo muitas possibilidades de compartilhar arquivos. Assim, o usuário não precisa mais enviar dados pesados por e-mail, basta armazená-los no programa.

Slack

É uma ferramenta de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas e integração com serviços externos. Você é notificado, por exemplo, sobre cards que mencionam seu nome ou prazos finais de tarefas que estão se aproximando – tudo isso diretamente no ambiente de trabalho da sua equipe. A interface é divertida e torna mais leve acompanhar as mensagens e notificações. Isso faz os usuários passarem, em média, incríveis 10 horas por dia online no Slack.

Como crescimento substancial de usuários de empresas, a ferramenta está visando usuários pagos corporativos e se posicionando como uma plataforma que pode suportar diferentes funções de escritório, que variam desde relatórios de despesas até reservas de viagens e gerenciamento de projetos.

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